Gestionar la facturación
- Álvaro García
- David Vericat
El sistema ofrece la posibilidad de crear facturas para los contactos individuales o estructuras que compran productos de la institución. A continuación, se detallan los elementos más importantes que hay que configurar para la gestión de facturas.
RANGO DE FACTURAS
Creación de un rango de facturas
El rango de facturas es la numeración que siguen las facturas generadas. Se crea desde el contexto Organismo > Inicialización > Rango de facturas. Para poder generar una factura debe haber en todo momento un rango activo y con números libres.
A la hora de crear el rango se debe establecer una fecha de inicio de validez, a partir de la cual se podrá utilizar la numeración. No es necesario, en cambio, establecer una fecha de fin, ya que el fin del rango lo determinará el saldo de números a asignar.
El saldo de números a asignar se calcula en función del número de inicio y el número del fin del rango. Por ejemplo, si el número de inicio es 1 y el número de fin es 9999, habrá un saldo total de 9999 números por asignar. Se puede configurar asimismo un umbral de alarma para que el sistema nos muestre un pequeño mensaje de alerta cuando queden menos de X números disponibles.
Por último, si queremos que el número de factura esté precedido de un prefijo (como podría ser el código de la institución o el año de facturación), esta información se puede añadir en el campo “Prefijo”. Por ejemplo: 2020-00016 o FTR-00016.
Selección de un modo de facturación
Se define a nivel general en Organismo > Inicialización > Características > Factura.
Bajo petición durante el pedido
Durante el proceso de venta en la taquilla, se abre una ventana ofreciendo la posibilidad de generar una factura.
Bajo petición después del cierre del pedido
Se puede generar a voluntad desde detalles del expediente o menú de facturas.
Sistemático
La factura se genera automáticamente y se abre al cerrar la venta.
Nunca
No está permitida la generación de facturas a nivel de organismo y, por tanto, no aparece el botón correspondiente en los detalles del expediente.
A nivel de canal de venta, desde Institución, se puede establecer una configuración personalizada para dicho canal (Institución > Inicialización > Canales de venta > X > Características > Parámetros > Facturación del pedido).
Derechos del operador
El operador debe disponer de los siguientes derechos en el contexto de canal de venta para la gestión de facturas:
Tipos de facturas
Existen dos tipos de facturas, que deben crearse desde el contexto Institución > Inicialización > Tipos de documento.
Factura del pedido
Se utiliza para pedidos o para expedientes que contienen un único pedido.
Factura pago en espera
Se utiliza para expedientes con más de un pedido. Desglosa cada uno de los pedidos realizados en el expediente. Por ejemplo si se compran 4 entradas en principio y se devuelve 1, aparecerá una “Parte venta” que recoge la venta de las 4 entradas y una “Parte anulación” que recoge el reembolso de 1 de ellas.
Factura pago en espera (estado final)
Se utiliza para expedientes con más de un pedido y no desglosa los distintos pedidos realizados en el expediente, solo el contenido en el momento de la generación de la factura. Por ejemplo si se compran 4 entradas en principio y se devuelve 1, aparecerá la venta de 3 entradas.
Generación manual de facturas.
Si el modo de facturación configurado lo permite, las facturas se pueden generar manualmente de dos formas.
Desde el menú Detalles del expediente
Se crea una factura de pago en espera si el expediente consta de más de un pedido, o una factura de pedido si el expediente tiene un único pedido.
Desde el menú Facturas
Desde el menú de facturas (Contexto Venta > Venta > Facturas) se pueden consultar y generar manualmente, buscando por contacto, rango de fechas o número de factura. Las facturas de anulación solo se muestran si la casilla Mostrar las facturas anuladas (en gris) está marcada.
Se puede facturar:
Globalmente: facturación conjunta de varios expedientes.
Por expediente: facturación de todos los pedidos englobados en el expediente.
Por pedido: facturación de un único pedido.
Cambiar el contacto de facturación.
Desde el menú de Facturas podemos cambiar el contacto de facturación de una factura ya generada. Para ello hay que seleccionar la factura en la que queremos hacer el cambio y hacer clic en el botón Cambiar el contacto facturado. Esto crea automáticamente una factura de anulación (para anular la factura original) y una nueva factura con el nuevo contacto de facturación. El nuevo contacto de facturación puede ser cualquiera, pero hay que tener en cuenta que este nuevo contacto se convertirá también el contacto pagador del expediente.