Como duplicar parámetros a una temporada nueva

DUPLICAR UNA TEMPORADA PARA CREAR UNA NUEVA

Esta opción nos permitirá crear una nueva temporada manteniendo los datos comunes con temporadas que ya hayamos creado en el sistema, evitando así el tener que crear elementos comunes de la configuración de nuestro organismo. 

La opción de “Duplicar Temporadas” se encuentra en “Organización> Inicialización> Configuración organismo> Temporadas”.

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Al duplicar la temporada, se abre una nueva ventana que nos ofrece el listado de configuraciones que se pueden traspasar de una temporada a otra. Simplemente hay que seleccionar con un check las configuraciones deseadas, y después clicar sobre Siguiente.

En ese momento se abre la ventana de creación de una nueva temporada estándar, donde se detallan el nombre público e interno de la temporada, el código, y las fechas de inicio y fin.

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Una vez fijados estos parámetros, damos a Guardar y Cerrar, y nueva temporada creada queda en estado En preparación. Habrá que revisar todas las configuraciones duplicadas antes de validar y poner en funcionamiento la nueva temporada.

Para ello, habrá que conectarse a la nueva temporada duplicada:

DETALLES A TENER EN CUENTA EN LAS CONFIGURACIÓN PARA DUPLICAR LOS ELEMENTOS

Tarifas

Una vez duplicadas las tarifas en la nueva temporada, se pueden suprimir de la lista de la temporada nueva duplica, aquellas tarifas que están en desuso.

Para poder eliminar estas tarifas, no deben tener ningún precio asociado en una tabla de tarifas:

Variables de confort

Estas variables sirven para añadir etiquetas o valores a las plantillas de tickets, tales como textos fijos sobre el promotor del evento, el CIF, u otros elementos que no se puedan configurar en el propio evento.

Tipos de tarifa

Este valor nos permite dar un nivel de filtrado más en la configuración de las tablas de tarifas. Permitiendo fijar un precio para Tipo de Tarifa Normal, y asociarla a las sesiones de lunes a viernes e un evento, y por otro lado fijar un Tipo de Tarifa Fin de Semana, y asociarla a las sesiones de sábado y domingo. De este modo tendremos una distribución de precios, que nos permitirá mostrar unos precios diferentes por día de forma automatizada, utilizando una única tabla de tarifas.

Para que los diferentes tipos de tarifa estén disponibles en el momento de creación de la tabla de tarifas, es necesario crear varios tipos de tarifa por familia de producto:

Niveles de Precio

Este parámetro permite hacer la asociación entre el abono o membresía y los precios especiales para abonados o contactos miembro, dentro de la tabla de tarifas.

Tipos de Producto

La clasificación por tipos de producto, nos permitirá clasificar por temas todos los productos del catálogo, a excepción de los eventos, que tienen su propia funcionalidad de Temas.

De esta forma, cuando estemos vendiendo en taquillas o web, podremos clasificar nuestros abonos o membresías por categorías:

Componentes de Precio

Si se hace uso del desglose de los precios, para crear tarifas con comisiones añadidas, es necesario crear este elemento denominado Componente del precio, que nos permite dar nombre a los importes que forman parte del precio.

Gastos Simples

Se duplicarían los gastos simples que se hayan creado como concepto para cobrar comisión por venta o cambio.

Subtemas

Esta funcionalidad es que se usa para filtrar los eventos, sólo aplica para eventos. Para el resto de productos, se usaría el Tipo de Producto.

Tablas de Tarifas

Al duplicar las tablas de tarifas, se duplica el nombre interno, la estructura con las mismas categorías de público, ya que las categorías de público se crean a nivel de institución y son comunes, por tanto, para todas las temporadas.

Lo único que no se duplica en las tablas de tarifas, es la asociación con las sesiones del evento, ya que habrá que crear las sesiones nuevas y asociarle las tablas duplicadas de forma manual:

Si hubiese desglose de precios usando los componentes de precio, no se duplicarían si los componentes de precios no se han duplicado o no existen.

Tablas de Gastos Simples

Al igual que ocurre con las tablas de tarifas, se duplican las tablas de gastos con su estructura completa, es decir, precio por tarifa.

Pero no se duplican los productos asociados a esta tabla de gastos simples. Cuando se configuren los nuevos abonos de la temporada, habrá que asociar su tabla correspondiente de forma manual.

Configuraciones Lógicas

Al duplicar temporada, todas las configuraciones lógicas de la temporada de base de traspasarán a la nueva temporada, duplicando el mapa con sus categorías de asiento y cupos (ya que estos valores son comunes para todas las temporadas). Las configuraciones lógicas se duplican y quedan en estado En preparación, habrá por tanto, que revisarlas y validarlas.

Tablas de correspondencia de las categorías de asiento

Las tablas de correspondencia que se hayan creado para definir las categorías de asiento, se duplicarán tomando todos los datos de la temporada de base:

Actividades

Se duplicarán las actividades en estado En preparación, tomando los datos de fecha de inicio y fin de la temporada de base. El número administrativo no se duplica.

Habrá que actualizar las fechas de la actividad para la nueva temporada y añadir un nuevo número administrativo.

Eventos

Al duplicar la temporada, no se duplican los eventos directamente. Para ellos, hay que ir a la pestaña de Eventos, y clicar sobre el botón Copie de Temporada o Actividad, esto nos permitirá tomar un evento de otra temporada y traspasarlo a la actual sobre la que estamos trabajando.

En el paso siguiente, se abre una ventana donde se podrá seleccionar el listado de eventos a duplicar:

Si elegimos los eventos a duplicar y clicamos sí a ambas opciones, los eventos se crearán con las sesiones correspondientes en su calendario, sus configuraciones lógicas correspondientes, tablas de tarifas, etc, tal cual estaban en la temporada de base.

Se crean en estado En preparación, así que será posible, cambiar el nombre, las fechas, y los datos que sean diferentes de una temporada a otra, antes de validar y poner en funcionamiento.

Al haber duplicado también los calendarios de venta, estos se crearán con las fechas de la temporada de base, así que sólo habrá que modificar las fechas para la nueva temporada, revisar que los eventos asociados al calendario sean los correctos, después validar y poner en funcionamiento.

Los abonos, en cambio, no se pueden traspasar de una temporada a otra, así que habrá que crearlos de nuevo en la temporada duplicada.

Perfiles de Actividad y Perfiles de Producto

Al igual que los eventos, los perfiles de actividad y producto, no se duplican de forma automática, al duplicar la temporada. Sino que hay que ir al módulo de Perfil de Actividad o Producto y clicar sobre Copiar de Temporada o Actividad:

Al igual que en los eventos, al seleccionar la Temporada de base, y la actividad de base y de destino, aparecen el listado de perfiles disponibles para traspasar de una temporada a otra.

Ya solo habrá que adaptar las fechas a la nueva temporada y validarlos.

Una vez duplicados todos los elementos posibles de una temporada a otra, habrá que revisar todos los datos de la nueva temporada duplicada, validar todos los módulos y ponerlos en funcionamiento.